Jak zatrudniać zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych

Pod koniec zeszłego roku Urząd Ochrony Danych Osobowych („UODO”) przedstawił poradnik dla pracodawców, zawierający wytyczne dotyczące przetwarzania danych osobowych w trakcie procesu rekrutacyjnego oraz w ciągu okresu zatrudnienia pracownika zgodnie z obowiązującymi przepisami. Poradnik miał w założeniu wyjaśniać wiele wątpliwości interpretacyjnych związanych ze stosowaniem przepisów RODO oraz krajowych przepisów wykonawczych przez pracodawców. Poradnik miał być również odpowiedzią na wiele skarg, jakie wpływały do UODO w związku z nieprzestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych przez pracodawców. W szczególności niejasności interpretacyjne dotyczyły przepisów związanych z uprawnieniami pracodawcy do monitorowania aktywności pracowników w trakcie pozostawania ich w dyspozycji pracodawcy. Z treści poradnika możemy w sposób jasny wyczytać, że pracodawca ma prawo kontrolowania poczty służbowej pracownika, witryn przez niego odwiedzanych. Czynności te mogą być podejmowane przez pracodawcę, wyłącznie za uprzednim poinformowaniem pracownika. Pamiętać należy przy tym, że uprawnienie to nie może sięgać za daleko, tj. pracodawca nie jest uprawniony do sprawdzania prywatnej korespondencji pracownika ani naruszać jego dóbr osobistych. Poradnik, w założeniu, miał ponadto odpowiadać na pytania dotyczące przetwarzania danych osób biorących udział w rekrutacjach. Zastrzeżenia dotyczyły przede wszystkim, popularnych wśród pracodawców, rekrutacji ukrytych. UODO rozstrzygnął kwestię rekrutacji anonimowych jednoznacznie na niekorzyść pracodawców. Decyzję UODO uzasadnił brakiem wiedzy kandydatów biorących udział w rekrutacji ukrytej odnośnie podmiotu, który zbiera i administruje ich danymi osobowymi. UODO wskazał jednocześnie, że sposobem prowadzenia rekrutacji anonimowej, zgodnym z przepisami o ochronie danych osobowych, jest zlecenie prowadzenia procesu rekrutacyjnego podmiotowi zewnętrznemu. W stosunkach pomiędzy podmiotem zewnętrznym a pracodawca, w ocenie UODO, nie zajdzie stosunek powierzenia przetwarzania danych osobowych. UODO rozstrzygnął ponadto kwestię okresu retencji danych gromadzonych w trakcie procesu rekrutacyjnego. W ocenie Urzędu, dane kandydatów do pracy powinny być usuwane niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacyjnego. W rzeczywistości oznaczać to będzie moment podpisania umowy o pracę z konkretnym kandydatem już poinformowaniem go o negatywnym wyniku procesu rekrutacyjnego. Ciekawa rekomendacja UODO dotyczy przetwarzania danych osobowych w ramach współpracy stron na podstawie umowy cywilnoprawnej. W ocenie Urzędu (w mojej ocenie słusznej), jeżeli współpraca ta jest stała i odbywa się przy wykorzystaniu rozwiązań organizacyjnych administratora, współpraca taka nie rodzi stosunku administratora – procesora danych. Wystarczające w tym przypadku jest upoważnienie do przetwarzania danych, podobnie jak w przypadku stosunku pracy.