Kim jest sygnalista w projekcie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych

Instytucja osoby, informującej o ewentualnych czynach zabronionych czy braku należytej staranności m.in. w firmie, to jeden z głównych filarów planowanej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. W kolejnym artykule z cyklu omawiającego zasady z planowanej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych przedstawimy instytucję i rolę sygnalistów. Określenie „sygnalista”, czyli osoba, która ma informować o nieprawidłowościach występujących w danej jednostce, już na dobre zadomowiło się w zarówno w międzynarodowym, jak i polskim porządku prawnym. O sygnalistach możemy przeczytać m.in. w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji czy w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML). Dodatkowo, instytucja sygnalistów pojawia się w bardzo rozbudowanej formie w projektowanej ustawie o jawności życia publicznego, gdzie sygnaliści zostali objęci szczególną ochroną prokuratorską. Kwestia ochrony sygnalistów jest również w obszarze zainteresowania organów Unii Europejskiej, gdzie wciąż trwają intensywne prace na dyrektywą o ochronie sygnalistów, która będzie miała ma celu określenie wspólnych, europejskich standardów w zakresie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach. Każdy z ww. aktów prawnych przewiduje nieco inny zakres pojęcia „sygnalista”, jego ochrony, jak również ewentualnych sankcji związanych z naruszeniem przepisów w zakresie sygnalistów. Niemniej jednak można z całą pewnością przyjąć, że praktycznie każdy przedsiębiorca w Polsce będzie prędzej lub później zobligowany do wdrożenia odpowiednich zasad związanych ze zgłaszaniem nieprawidłowości oraz ochroną sygnalistów. Szczególna rola Z perspektywy planowanej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, aspekt sygnalistów jest jednym z najważniejszych filarów nowej ustawy, która już w art. 1 wskazuje, że wynikająca z niej odpowiedzialność będzie dotyczyła m.in. działań wobec osób sygnalizujących nieprawidłowości. Samo pojęcie sygnalisty nie zostało wprost zdefiniowane w przepisach. Jednak rozdział 4 projektowanej ustawy traktuje w całości o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za działania wobec osób sygnalizujących nieprawidłowości. Możemy z niego wywnioskować kim będzie sygnalista i jak będzie wyglądał zakres jego ochrony. I tak, zgodnie z projektowanymi przepisami, sygnalistą jest osoba (tj. pracownik, członek organu oraz osoba działającaw imieniu lub w interesie podmiotu zbiorowego), która informuje o: 1) podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego; 2) niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez organy podmiotu zbiorowego lub osoby, działające w imieniu lub na rzecz podmiotu zbiorowego; 3) niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach organów podmiotu zbiorowego lub innych osób; 4) nieprawidłowościach w organizacji działalności podmiotu zbiorowego, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego. Już na pierwszy rzut oka można zauważyć, że ustawa przyjęła szerokie pojęcie sygnalisty, osoby, która będzie informować praktycznie o wszelkich nieprawidłowościach w danym podmiocie, a więc zarówno o ewentualnych czynach zabronionych, jak i o braku należytej staranności. Taka konstrukcja przepisów może spowodować, że podmioty będą zobligowane do nadawania statusu sygnalistów praktycznie każdej osobie, która poinformuje o jakichkolwiek nieprawidłowościach. Ochrona Z nadaniem statusu sygnalisty będą natomiast związane dodatkowe aspekty dotyczące m.in. specjalnej ochrony, która została przewidziana przepisami ustawy. Konieczne będzie zapewnienie pracownikom, którzy zgłaszają informacje o nieprawidłowościach, ochrony co najmniej przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania. Ustawa używa wprawdzie pojęcia „pracownik”, ale zasadne jest przyjęcie, że ochrona w tym zakresie będzie dotyczyła również osób zatrudnionych na innej podstawie niż umowa o pracę. Przepisy nie precyzują pojęć „represje” lub „dyskryminacja”, w związku z czym zakres ochrony powinien być szeroki, a każde działanie wobec takiej osoby (m.in. polegające na zmianie stanowiska pracy) może być uznane za naruszenie zasad ochrony sygnalisty. Może to niekiedy prowadzić do swego rodzaju paraliżu w wewnętrznej organizacji – osoby mające status sygnalistów mogą stać się „nietykalne” w ramach struktury organizacyjnej. Drugim aspektem ochrony sygnalistów są przepisy wskazujące na ewentualną odpowiedzialność podmiotu zbiorowego w związku z naruszeniem uprawnień pracowniczych sygnalistów. Zgodnie z art. 13 projektowanej ustawy, jeżeli w związku ze zgłoszonymi przez sygnalistę informacjami doszło do naruszenia uprawnień pracowniczych wobec osoby zgłaszającej informacje lub do zakończenia stosunku pracy lub umowy wzajemnej z tą osobą, sąd na wniosek osoby, która zgłosiła te informacje, może orzec: 1) przywrócenie jej do pracy; 2) odszkodowanie – jeżeli zgłoszone informacje były zasadne i mogły doprowadzić do zapobiegnięcia czynowi zabronionemu lub szybszego wykrycia czynu zabronionego. Jedynym wyjątkiem od szerokiej ochrony sygnalisty będzie przypadek, w którym osoba zgłaszająca informacje była sprawcą czynu zabronionego, pozostającego w związku z działalnością podmiotu zbiorowego, chyba że ujawniła podmiotowi zbiorowemu i organowi ścigania wszystkie istotne okoliczności tego czynu. Obowiązkowy system Planowana ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, poza określeniem zasad zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów, przewiduje dodatkowo niejako obowiązek wprowadzenia zinstytucjonalizowanego systemu zgłaszania i rozpatrywania nieprawidłowości (whistleblowing), w ramach którego określi się zasady związane z tym kto, kiedy i w jaki sposób może zgłaszać nieprawidłowości, jak będą one rozpatrywane oraz jaka ochrona przysługuje osobom, które takiego zgłoszenia dokonają. Obowiązek wprowadzenia takiego systemu wynika w pierwszej kolejności z art. 11 projektowanej ustawy, zgodnie z którym organy podmiotu zbiorowego, a w szczególności wyznaczony organ podmiotu zbiorowego nadzorujący przestrzeganie zasad i przepisów regulujących działalność podmiotu, lub osoby sprawujące nadzór wewnętrzny podejmują czynności, w ramach przysługujących im uprawnień, mające na celu wyjaśnienie zgłaszanych przez pracownika podmiotu zbiorowego, członka organu, osobę działającą w imieniu lub w interesie podmiotu zbiorowego na podstawie czynności prawnej informacji świadczących o wszelkich nieprawidłowościach (zgodnie z zakresem opisanym powyżej). Przepis ten wskazuje w sposób jednoznaczny, że każdy podmiot powinien wyznaczyć komórkę (osobę) odpowiedzialną za przestrzeganie zasad i przepisów (czyli tzw. compliance oficera), oraz że osoba ta powinna mieć przypisane kompetencje w zakresie wyjaśnianie zgłaszanych nieprawidłowości. Regulacja ta wraz z szerokim zakresem kategorii nieprawidłowości, które mogą być zgłaszane oraz regulacjami w zakresie ochrony sygnalistów, wymusza na przedsiębiorcach wprowadzenie wewnętrznych reguł postępowania, które zapewnią spełnienie wymogów ustawowych. Uwaga! Brak systemu whistleblowing może prowadzić do znacznego rozszerzenia odpowiedzialności podmiotu zbiorowego, w tym w szczególności w zakresie wysokości nakładanych kar. Zgodnie bowiem z planowanymi regulacjami, nieprzeprowadzenie postępowania wyjaśniającego lub nieusunięcie stwierdzonych w ramach tego postępowania nieprawidłowości lub naruszeń, które ułatwiły lub umożliwiły popełnienie czynu zabronionego, może doprowadzić do wymierzenia kary pieniężnej do górnej granicy zwiększonej dwukrotnie. Co prawda, ustawa wprost nie zobowiązuje przedsiębiorców do wdrożenia wewnętrznych zasad w zakresie zgłaszania nieprawidłowości, to jednak konstrukcja przepisów nie pozostawia złudzeń, że systemy whistleblowing będą musiały zostać wdrożone niemal w każdym podmiocie. System whistleblowing powinien w tym zakresie stanowić element całej konstrukcji systemu compliance w danym przedsiębiorstwie, a mając na uwadze, że obowiązki w tym zakresie wynikają nie tylko z ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, lecz również z innych aktów prawnych, system ten z całą pewnością będzie stanowił jeden z filarów zachowania zgodności. Artykuł dostępny pod tym linkiem.