Podatek u źródła 2022 – najpierw zapłać do urzędu, a później czekaj i czekaj na zwrot

Z dniem 1 stycznia 2022 r weszły w życie nowe przepisy dotyczące zasad poboru podatku u źródła (WHT), zakładające wprowadzenie tzw. mechanizmu pay and refund (czyli w wolnym tłumaczeniu – najpierw zapłać podatek, a później wystąp o jego zwrot). Mechanizm ten, w największym skrócie, wprowadza każdorazowy obowiązek poboru podatku u źródła według stawek polskich (19% oraz 20%) w przypadku wypłat na rzecz podmiotów powiązanych z tytułu tzw. należności biernych (odsetki, dywidendy, licencje), jeżeli ich łączna wartość w trakcie roku przekroczy 2 mln zł. Innymi słowy, w przypadku wypłat na rzecz zagranicznych podmiotów powiązanych (w kwotach ponad 2 mln zł), nawet jeżeli mamy możliwość zastosowania zwolnień lub obniżonych stawek podatku u źródła (wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania) lub zwolnień z podatku u źródła dla podmiotów powiązanych (wynikających z art. 22 ust. 4 oraz 21 ust. 3 ustawy o CIT), to i tak będziemy musieli pobrać podatek w stawkach polskich. Mechanizm ten ma służyć umożliwieniu organom podatkowym dokonywania tzw. wstępnej weryfikacji zasadności stosowania stawek obniżonych lub zwolnień w podatku u źródła, czyli w skrócie zasada jest następująca – najpierw pobierz podatek w wyższej stawce polskiej, a następnie możesz zwrócić się do organu o ewentualny zwrot podatku i jak organ oceni, że faktycznie miałeś prawo do stosowania stawek obniżonych lub zwolnień, to zwróci różnicę pomiędzy pobranym podatkiem, a kwotą jaką należałoby pobrać w przypadku stosowania stawki obniżonej / zwolnienia. Dwa tryby pozwalające uniknąć mechanizmu pay and refund Zanim przejdziemy do omówienia samego trybu zwrotu podatku, warto tylko słowem wspomnieć, że przepisy przewidują w tym zakresie dwa tryby, które pozwolą nam na niepobieranie podatku w stawce polskiej nawet jeżeli należności przekroczą 2 mln zł. Mówimy tutaj po pierwsze o oświadczeniu płatnika (oświadczenie, w którym płatnik na etapie poboru podatku potwierdza, że spełnione są wszystkie warunki do stosowania stawek obniżonych lub zwolnień) oraz po drugie o tzw. opinii o stosowaniu preferencji (opinię wydaje organ podatkowy i należy ją uzyskać przed dokonaniem wypłaty). Oba wskazane tryby pozwalają na uniknięcie mechanizmu pay and refund, ale oczywiście mają swoje plusy i minusy i wiążą się zazwyczaj z dodatkową odpowiedzialnością po stronie płatnika. Wniosek o zwrot podatku. Jeżeli mamy przypadek w którym dokonujemy płatności pasywnych na rzecz podmiotów powiązanych w kwocie przekraczającej 2 mln zł oraz nie złożyliśmy oświadczenia i nie uzyskaliśmy opinii o stosowaniu preferencji, będziemy zobligowani do poboru podatku (w stawce polskiej) i jego wpłaty do urzędu, a następnie będziemy mogli wystąpić o jego zwrot. Postępowanie zwrotowe zostało uregulowane w art. 28b ustawy o CIT i mogłoby się wydawać, że będzie to prosta procedura zwrotu podatku. Nie jednak bardziej mylnego, albowiem przepisy zostały tak skonstruowane, że praktycznie na każdym etapie (od momentu ustalenia kto ma składać wniosek, poprzez jego treść, aż po sam tryb zwrotu) czekają na nas pułapki i można odnieść wrażenie, że przepisy są tak skonstruowane, aby teki zwrot jak najbardziej utrudnić. Utrudnienia postępowania o zwrot. Pierwsze utrudnienie spotykamy już na etapie ustalenia, kto może z takim wnioskiem wystąpić. Przepisy wskazują w tym zakresie jednoznacznie, że z wnioskiem występuje podatnik (a więc podmiot zagraniczny), a płatnik (czyli podmiot polski) będzie miał taką możliwość tylko w przypadku, gdy zapłacił podatek z własnych środków i poniósł jego ciężar ekonomiczny (czyli w rozumieniu organów podatkowych – dokonał tzw. ubruttowienia podatku). Taka konstrukcja przepisów zmusza nas do informowania kontrahentów zagranicznych, że to oni będą musieli odzyskiwać podatek w polskich urzędach, co w wielu przypadkach – mówiąc delikatnie – nie spotka się z aprobatą i sprowadzi się do tego, że obowiązek ten będzie przerzucany na polskie podmioty (które ucierpią realnie dwa razy – raz w momencie zapłaty podatku z własnych środków i drugi raz w ramach postępowania zwrotowego). Drugi problem napotykamy w na etapie przygotowywania wniosku, albowiem o ile sam wniosek jest elektroniczny, to jednak przepisy przewidują bardzo rozbudowany katalog załączników, obejmujących m.in:

1. oświadczenie co do zgodności z prawdą faktów przedstawionych we wniosku oraz co do zgodności z oryginałem dokumentacji załączonej do wniosku.
2. certyfikat rezydencji podatnika,
3. dokumentację dotyczącą przelewów bankowych lub inne dokumenty wskazujące na sposób rozliczenia lub przekazania należności, z którymi wiązała się zapłata podatku;
4. dokumentację dotyczącą zobowiązania do wypłaty należności;
5. oświadczenie podatnika, że w stosunku do wypłacanych należności spełnione zostały warunki, o których mowa odpowiednio w art. 21 ust. 3 oraz 22 ust. 4 ustawy o CIT (w przypadku stosowania zwolnień dla podmiotów powiązanych)
6. oświadczenie podatnika, że w odniesieniu do czynności, w związku z którą składany jest wniosek o zwrot podatku, podatnik jest podmiotem, na którym ciąży obowiązek podatkowy, a także oświadczenie podatnika, że spółka albo zagraniczny zakład jest rzeczywistym właścicielem wypłacanych należności – w przypadku gdy z wnioskiem występuje podatnik
7. oświadczenie podatnika, że prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby podatnika dla celów podatkowych, z którą wiąże się uzyskany przychód - w przypadku gdy z wnioskiem występuje podatnik
8. dokumentację wskazującą na ustalenia umowne, z powodu których płatnik wpłacił podatek z własnych środków i poniósł ciężar ekonomiczny tego podatku - w przypadku, gdy z wnioskiem występuje płatnik
9. uzasadnienie wnioskodawcy, że spełnione są warunki będące przedmiotem oświadczeń podatnika.

Nie trudno zauważyć, że zakres dodatkowej dokumentacji do wniosku jest bardzo szeroki, a jej skompletowanie może stanowić nie lada wyzwanie tak dla samych podatników, jak i dla płatników. Dodatkowo, pomimo iż przepisy nie mówią o tym wprost, to jednak wszystkie załączniki powinny być złożone w oryginałach lub poświadczonych kopiach. Jednocześnie, organy mogą wymagać (jak to mam miejsce w przypadku wniosków o opinie o stosowaniu preferencji), aby wszystkie dokumenty były przetłumaczone na język polski (i to najlepiej przez tłumacza przysięgłego). Trzeci problem dotyczy samego trybu rozpatrywania wniosku przez organ podatkowy oraz czasu, w jakim wniosek powinien zostać rozpatrzony. Przepisy wskazują bowiem w tym zakresie, że wniosek powinien zostać rozpatrzony, co do zasady, w terminie 6 miesięcy, ale ustawodawca zostawił bardzo szeroką furtkę do, w zasadzie, nieograniczonego przedłużania tego terminu. I tak po pierwsze, organ dokonuje zwrotu tylko, jeżeli uzna jego zasadność i przeanalizuje wszelkie okoliczności i dokumenty, a przy tym zakresie dokumentacji może być to proces długi i oczywiście może wiązać się wezwaniami do składania dodatkowych wyjaśnień i dokumentów (tak jak ma to już obecnie miejsce w przypadku wniosków o opinie w sprawie preferencji). Po drugie, przepisy stanowią, że „jeżeli posiadane informacje wskazują na wysokie prawdopodobieństwo niezasadności zwrotu oraz wyczerpano możliwości uzyskania informacji przesądzających o zasadności zwrotu na podstawie przepisów prawa krajowego, wskutek czego weryfikacja zasadności zwrotu nie jest możliwa w terminie, organ podatkowy może przedłużyć wskazany termin zwrotu podatku do czasu zakończenia weryfikacji wniosku o zwrot podatku w ramach kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub postępowania podatkowego”. Z powyższej regulacji płynie jeden zasadniczy wniosek – w ramach postępowania zwrotowego, organy mogą prowadzić kontrole i postepowania podatkowe, tak aby ustalić na 100% czy zwrot jest zasadny. Co ważne, bazując na obecnych przepisach, takie kontrole lub postępowania mogą ciągnąć się nawet kilka lat. Ale to nie koniec, albowiem ustawodawca wprowadził jeszcze dwa obowiązki (a nie uprawnienia) organu, który rozpatruje wniosek. I tak, organ ten musi:

1. wystąpić z wnioskiem o udzielenie informacji podatkowych do właściwego organu innego państwa, w tym w zakresie spełniania przez podatnika warunków będących przedmiotem oświadczeń podatnika oraz
2. dokonać weryfikacji zgodności danych wskazanych we wniosku oraz danych posiadanych przez organ podatkowy lub uzyskanych na wniosek z warunkami niepobrania podatku, zastosowania zwolnienia lub stawki podatku, wynikającymi z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, oraz na ustaleniu, czy podatnik prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju, w którym ma siedzibę dla celów podatkowych.

Taka konstrukcja przepisów sprowadza się do tego, że organy muszą przeprowadzić bardzo rozległą weryfikację samego wniosku i wszystkich informacji oraz mają obowiązek zwrócić się do organów podatkowych w kraju siedziby kontrahenta. Nasze doświadczenia w tym zakresie pokazują, że raczej nierealne jest to aby takie czynności (w szczególności w zakresie kontaktów z organami podatkowymi w innym państwie) trwały krócej niż 6 miesięcy, co z całą pewnością spowoduje kolejne wydłużenie postępowania zwrotowego. I na koniec, jakby przedłużeń było jeszcze za mało, mamy art. 28b ust. 9, który wskazuje, że jeżeli pomimo podjęcia wszystkich ww. czynności organ dalej ma wątpliwości odnośnie zasadności zwrotu, dalsza weryfikacja zasadności wniosku o zwrot podatku może obejmować również przeprowadzenie kontroli podatkowej na terytorium państwa siedziby podatnika dla celów podatkowych. Tutaj warto zauważyć, że samo wszczęcie a następnie prowadzenie i zakończenie takiej kontroli jest bardzo trudne do czasowego oszacowania, ale z całą pewnością może potrwać nawet kilka lat. Konsekwentnie, przepisy o trybie i czasie zwrotu podatku zostały skonstruowane tak, aby organy miały w zasadzie dowolne możliwości wydłużania postępowania zwrotowego, które realnie będzie trać minimum 6 miesięcy a maksymalny czas nie jest znany, ale może być liczony bardziej w latach niż miesiącach. Odmowa zwrotu. Jeżeli na którymkolwiek etapie weryfikacji wniosku (analiza dokumentów i oświadczeń -> kontrola / postępowania ->uzyskiwanie informacji z zagranicy ->kontrola zagraniczna) organ poweźmie wątpliwości odnośnie zasadności zwrotu, to wówczas może nam takiego zwrotu odmówić. W tym zakresie widać jak na dłoni, że przepisy zostały napisane w ten sposób, aby organy podatkowe miały bardzo dużą swobodę i bardzo duże możliwości w odmawianiu zwrotu podatku. Oczywiście, ustawodawca nie pozostawia nas „na lodzie” i wskazuje, że jeżeli organ odmówi zwrotu to musi to zrobić w formie decyzji, na którą przysługuje nam skarga do WSA, a następnie do NSA. Z jednej strony to dobrze, że mamy drogę odwoławczą, z drugiej natomiast strony, będzie to kolejne wydłużenie postępowania o kolejne kilka lat.. Jedynym pocieszeniem w tej całej sytuacji może być art. 28b ust. 13, który wskazuje, że w przypadku gdy zwrot zostanie dokonany po terminie (6 miesięcy), to wnioskodawcy przysługują odsetki w wysokości odpowiadającej opłacie prolongacyjnej. W tym zakresie, musimy jednak pamiętać, że czas kontroli, postepowania czy występowania do organów zagranicznych nie wlicza się do biegu 6-miesięcznego terminu. Końcowo, należy wskazać, że przepisy o mechanizmie pay and refund obowiązują dopiero od 2022 r., a co za tym idzie, nie ma jeszcze praktyki w zakresie postepowań zwrotowych, ale niestety biorąc pod uwagę treść przepisów i możliwości dane organom podatkowym, należy spodziewać się, że postępowania takie będą długie i bolesne dla wnioskodawców i niestety większość z nich może nie doprowadzić do sukcesu w postaci zwrotu podatku.