Czy w każdej firmie musi być wewnętrzna procedura MDR

Aktualnie obowiązujące przepisy o schematach podatkowych to przede wszystkim szereg nowych obowiązków dla podatników, często nieprecyzyjnie określonych, za które grożą dotkliwe sankcje. Czy istnieją sposoby na ograniczenie odpowiedzialności albo chociaż na zminimalizowanie ryzyka związanego z jej ponoszeniem? Wydaje się, że tak, a podpowiedź w przedmiotowym zakresie możemy znaleźć w obowiązujących przepisach. Procedura wewnętrzna – czy tylko promotorzy powinni ją posiadać?.   Obowiązujące przepisy z zakresu MDR wskazują katalog podmiotów, które ustawowo zobligowane są do posiadania procedury wewnętrznej przeciwdziałającej niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych. Bez wątpienia, obowiązek posiadania procedury wewnętrznej dotyczy podmiotów działających w charakterze promotorów, spełniających kryterium wysokości przychodów lub kosztów. Zgodnie z powyższym, procedurę wewnętrzną powinni posiadać wyłącznie promotorzy, których przychody lub koszty, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalone na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych, przekroczyły w roku poprzedzającym rok obrotowy równowartość 8 000 000 zł. Przekładając powyższe na praktykę, można stwierdzić, że obowiązkiem opracowania i wdrożenia procedury wewnętrznej w zakresie MDR są objęte wyłącznie największe podmioty, świadczące usługi doradztwa prawnego lub podatkowego. Kolejna niejasność – jak ustalić katalog podmiotów ustawowo zobowiązanych do sporządzenia procedury? Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów, obowiązek posiadania procedury wewnętrznej mają osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej będące promotorami, zatrudniające promotorów lub faktycznie wypłacające im wynagrodzenie, które osiągnęły wskazany powyżej limit przychodów lub kosztów. Treść przepisów, mogłoby się wydawać w sposób jednoznaczny wskazuje trzy grupy podmiotów zobowiązanych do posiadania procedur:

1. Promotorzy
2. Podmioty zatrudniające promotorów
3. Podmioty faktycznie wypłacające promotorom wynagrodzenie

Zgodnie z powyższym, obowiązek posiadania procedury powinien mieć nie tylko każdy promotor, który przekroczył limity przychodów i kosztów, ale również każdy podmiot, który zatrudnia bądź wypłaca wynagrodzenie promotorowi, a więc zasadniczo każdy przedsiębiorca, który korzysta z usług doradztwa podatkowego, czy to wewnętrznie poprzez zatrudnienie doradcy, czy też zewnętrznie poprzez zapłatę wynagrodzenia na rzecz firmy doradczej. Bez znaczenia dla stwierdzenia tego obowiązku powinien być natomiast fakt czy przedsiębiorca pełni rolę wspomagającego, czy też korzystającego, istoty obowiązku szukać powinniśmy w relacji łączącej taki podmiot z promotorem. Jak obowiązek interpretuje Ministerstwo Finansów? Ministerstwo Finansów w sposób jednoznaczny nie ustosunkowało się do wynikających z interpretacji przepisów niejasności, wskazują m.in., że obowiązek posiadania procedury wewnętrznej może ciążyć również na innych podmiotach, które z powodów regulacyjnych nie powinny świadczyć usług doradczych, lecz mimo to faktycznie je wykonują. Zdaniem Ministerstwa Finansów, nie są zobowiązani do posiadania procedury wewnętrznej korzystający zatrudniający doradców (w tym doradców podatkowych / radców prawnych) na umowach o pracę, ze względu na fakt, że osoby te co do zasady nie powinny być uznawane za promotorów względem korzystającego, który ich zatrudnia. Idąc dalej Ministerstwo wskazuje, że obowiązek posiadania procedury wewnętrznej znajdzie jednak zastosowanie w przypadku podmiotu, który zatrudnia osobę fizyczną (np. dyrektora finansowego) i wypłaca jej wynagrodzenie, jednakże tylko wtedy, kiedy osoba ta działa w charakterze promotora w stosunku do innych podmiotów np. z grupy kapitałowej. Dodatkowo, zgodnie z treścią objaśnień, sam fakt zapłaty przez korzystającego za usługę doradztwa podatkowego nie generuje obowiązku posiadania procedury wewnętrznej, jeżeli efekty tego doradztwa są wykorzystywane wyłącznie w jego działalności (a nie np. udostępniane również innym podmiotom np. z grupy kapitałowej). Promotorzy, podmioty zatrudniające promotorów, podmioty faktycznie wypłacające promotorom wynagrodzenie – kto ma obowiązek, a kto nie? Jak zostało wskazane powyżej, kwestia ustalenia kto ma obowiązek posiadania procedury wewnętrznej, a kto takiego obowiązku nie ma, to kolejny problem w zakresie interpretacji wdrożonych przepisów dotyczących MDR. Z jednej strony, mogłoby się wydawać, że ustawa dość jasno wskazuje katalog podmiotów zobowiązanych do posiadania procedury (trzy przypadki wymienione powyżej), z drugiej, czytając treść objaśnień, dochodzimy do wniosku, że procedurę ma obowiązek posiadać wyłącznie promotor, wprost bowiem jest wskazane, że korzystający generalnie nie są zobowiązani do posiadania procedury, kilka linijek dalej czytamy jednak, że korzystający powinni mieć procedurę, ale w określonych w objaśnieniach przypadkach, które swoją drogą, poraz kolejny nie zostały przedstawione w formie katalogu zamkniętego, a raczej w formie dość szeroko wskazanych przykładów. Procedura wewnętrzna - sporządzać, czy nie sporządzać? Mając na uwadze przedstawione powyżej problemy interpretacyjne, należałoby stwierdzić, że z całą pewnością promotorzy osiągający określone limity przychodów lub kosztów są zobligowani do posiadania procedur. Co jednak z pozostałymi podmiotami? Przepisy o MDR budzą wiele wątpliwości interpretacyjnych, poczynając od nieprecyzyjnego określenia czym tak naprawdę jest schemat podatkowy, kto może być promotorem, korzystającym i wspomagającym, a kończąc na określeniu obowiązku posiadania procedur. W związku z powyższym, aby uniknąć ewentualnych sankcji związanych z brakiem procedury wewnętrznej, rozsądnym wydaje się zajęcie stanowiska, iż każdy podmiot, bez względu na to czy jest promotorem, korzystającym, czy wspomagającym, o ile osiągnął ustawowy limit przychodów lub kosztów, powinien wdrożyć u siebie procedurę w zakresie MDR. Stanowisko to wydaje się być tym bardziej stosowne, jeżeli spojrzymy na sankcje jakie niesie za sobą brak procedury wewnętrznej. Przepisy MDR przewidują następujące konsekwencje niedopełniania obowiązków związanych z wprowadzeniem procedury wewnętrznej:

• karę za niedopełnienie obowiązku wprowadzenia procedury wewnętrznej w wysokości nie większej niż 2.000.000,00 zł,
• karę za niedopełnienie obowiązku wprowadzenia procedury wewnętrznej, w przypadku gdy przestępstwo skarbowe polegające na niedopełnieniu obowiązków wynikających z przepisów MDR zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu, w wysokości nie większej niż 10.000.000,00 zł.

Jak stworzyć procedurę wewnętrzną i co powinna zawierać? W tym miejscu należy wskazać, że ustawodawca w jasny sposób określa nam zakres informacji, jakie powinna zawierać procedura wewnętrzna. Zgodnie z treścią, przepisów wewnętrzna procedura określa stosowane zasady postępowania i obejmuje w szczególności:

• określenie czynności lub działań podejmowanych w celu przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych;
• środki stosowane w celu właściwego wypełnienia obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych;
• określenie zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
• określenie zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej informacji o schematach podatkowych;
• określenie zasad upowszechniania wśród pracowników tego podmiotu wiedzy z zakresu przepisów niniejszego rozdziału;
• określenie zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów w zakresie MDR;

Mając szczegółowo wskazany w ustawie katalog informacji, które powinna zawierać procedura, powinniśmy dodatkowo pamiętać, iż w każdym przedsiębiorstwie procedura ta powinna być dostosowana przede wszystkim do wewnętrznej struktury organizacyjnej oraz charakteru i rodzaju działalności jaką prowadzi przedsiębiorca. Przed czym jeszcze może uchronić procedura wewnętrzna? Bez względu na ustawowy obowiązek posiadania procedury, za jej wdrożeniem przemawiają dwa, kluczowe argumenty. Po pierwsze, procedura raportowania i identyfikacji schematów podatkowych jest skomplikowana, o czym pisaliśmy w poprzednich artykułach. W związku z powyższym, wdrożenie w przedsiębiorstwie wewnętrznych regulacji w zakresie sposobów identyfikacji schematów oraz procedury ich raportowania może uchronić podatników przed niedopełnieniem obowiązków związanych z raportowaniem, a tym samym poniesieniem dotkliwych sankcji karnoskarbowych z tym związanych. Po drugie, coraz częściej w znowelizowanych przepisach, w tym m.in. w przepisach ustaw podatkowych, jak również w szczególności w planowanych przepisach z zakresu odpowiedzialności podmiotów zbiorowych pojawia się pojęcie „należytej staranności”. Wykazanie przez przedsiębiorcę należytej staranności może zminimalizować ryzyko poniesienia odpowiedzialności bądź wysokość zastosowanej sankcji. Niewątpliwie natomiast, posiadanie wewnętrznej procedury jest elementem, dzięki któremu przedsiębiorca należytą staranność może wykazać. Artykuł dostępny także w dzisiejszym wydaniu Rzeczpospolitej.